Το Microsoft Excel είναι λογισμικό υπολογιστικών φύλλων που επιτρέπει στους χρήστες να οργανώνουν, να μορφοποιούν και να υπολογίζουν δεδομένα με τύπους χρησιμοποιώντας ένα σύστημα κελιών που διαιρούνται με σειρές και στήλες.
Κατανοήστε την έννοια της αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel
Πριν προχωρήσουμε σε λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel, πρέπει πρώτα να κατανοήσουμε διεξοδικά τι είναι μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel. Μια αναπτυσσόμενη λίστα, γνωστή και ως πλαίσιο ελέγχου επιλογή ή αναπτυσσόμενο μενού, είναι μια δυνατότητα του Excel που επιτρέπει στους χρήστες να επιλέξουν μια τιμή από μια προκαθορισμένη λίστα.
Αυτό είναι χρήσιμο σε αρκετές περιπτώσεις. Για παράδειγμα, εάν εισάγετε δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο και υπάρχουν ορισμένες τιμές που είναι κοινές και επαναλαμβάνονται συχνά, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα για αυτές τις τιμές για να επιταχύνετε τη διαδικασία εισαγωγής δεδομένων.
Προετοιμασία δεδομένων για την αναπτυσσόμενη λίστα
Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel είναι να προετοιμάσετε τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται στη λίστα. Αυτή η λίστα μπορεί να περιλαμβάνει οτιδήποτε από μια λίστα ονομάτων, πόλεων, αριθμών ή οτιδήποτε άλλο χρειάζεστε.
Ακολουθούν τα βήματα για την προετοιμασία των δεδομένων για την αναπτυσσόμενη λίστα:
- Ανοίξτε το Excel και δημιουργήστε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο ή χρησιμοποιήστε ένα υπάρχον.
- Σε μια κενή στήλη ή γραμμή, πληκτρολογήστε τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται στην αναπτυσσόμενη λίστα. Κάθε καταχώρηση πρέπει να βρίσκεται σε ξεχωριστό κελί.
Αφού εισαγάγετε όλα τα δεδομένα, μπορείτε να το επιλέξετε και να του δώσετε ένα όνομα μέσω του πλαισίου ονόματος στην επάνω αριστερή γωνία.
Δημιουργία της αναπτυσσόμενης λίστας
Αφού ετοιμάσετε το δικό σας δεδομένα και τους έχετε δώσει α όνομα, μπορούμε να ξεκινήσουμε τη διαδικασία δημιουργίας της αναπτυσσόμενης λίστας:
- Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να υπάρχει η αναπτυσσόμενη λίστα.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα «Δεδομένα» στη γραμμή του κύριου μενού.
- Στην ομάδα "Εργαλεία δεδομένων", κάντε κλικ στην επιλογή "Επικύρωση δεδομένων".
Θα εμφανιστεί τώρα ένα παράθυρο 'Επικύρωση δεδομένων' όπου μπορείτε να διαμορφώσετε τους κανόνες για το επιλεγμένο κελί.
Διαμόρφωση κανόνων επικύρωσης δεδομένων
Το τελευταίο βήμα για τη δημιουργία της αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel είναι να διαμορφώσετε τους κανόνες επικύρωσης δεδομένων:
- Στο παράθυρο «Επικύρωση δεδομένων», κάντε κλικ στην καρτέλα «Ρυθμίσεις».
- Κάτω από την επικεφαλίδα "Να επιτρέπεται", επιλέξτε "Λίστα" από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Στο πεδίο «Προέλευση», πληκτρολογήστε το όνομα που δώσατε στα δεδομένα σας και κάντε κλικ στο «ΟΚ».
Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να έχετε ένα αναπτυσσόμενη λίστα στο excel που αντικατοπτρίζει τα δεδομένα που εισάγονται. Μπορείτε να το δοκιμάσετε επιλέγοντας το κελί στο οποίο ρυθμίσατε την αναπτυσσόμενη λίστα και κάνοντας κλικ στο βέλος.
Χρήση και τροποποίηση της αναπτυσσόμενης λίστας σας
Με την αναπτυσσόμενη λίστα που έχετε ήδη δημιουργήσει, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε επιλέγοντας απλώς οποιοδήποτε κελί με τη λίστα και επιλέγοντας μια καταχώριση. Για να τροποποιήσετε τη λίστα ή να αλλάξετε τα δεδομένα επικύρωσης, απλώς επαναλάβετε τα προηγούμενα βήματα.
Να θυμάστε ότι οι αναπτυσσόμενες λίστες στο Excel είναι ένα εργαλείο εξοικονόμησης χρόνου που βελτιώνει την αποτελεσματικότητα και την ακρίβεια της εισαγωγής δεδομένων. Είναι μια βασική δεξιότητα που πρέπει να γνωρίζουν όλοι οι χρήστες του Excel.
